Umlagefähige Nebenkosten – Was Mieter und Vermieter wissen müssen

Zusammenfassung

• Umlagefähige Nebenkosten sind per Gesetz klar geregelt.
• Beispiele sind Heizung, Wasser, Müll und Grundsteuer.
• Eine transparente Abrechnung schützt beide Seiten.

Was sind umlagefähige Nebenkosten?

Umlagefähige Nebenkosten sind Kosten, die Vermieter auf die Mieter einer Wohnung übertragen dürfen.

Sie sind im Mietvertrag meist genau geregelt und betreffen regelmäßig anfallende Betriebskosten.

Abgrenzung zu nicht umlagefähigen Kosten

Nicht alle Nebenkosten sind umlagefähig.

Zu den umlagefähigen Kosten gehören zum Beispiel Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder Hausmeisterdienste.

Sie entstehen durch den laufenden Betrieb des Gebäudes.

Kosten wie Verwaltung und Instandhaltung fallen nicht unter die umlagefähigen Betriebskosten.

Diese dürfen Vermieter nicht auf Mieter umlegen.

Nur die im Mietvertrag genannten und gesetzlich zulässigen Positionen können als umlagefähige Nebenkosten gelten.

Ein Überblick typischer umlagefähiger Nebenkosten:

• Wasser/Abwasser
• Heizkosten
• Müllabfuhr
• Hausmeister
• Gartenpflege
• Straßenreinigung

Nicht umlagefähig sind:

• Verwaltungskosten
• Reparaturen und Erhaltungsmaßnahmen

Rechtsgrundlagen und gesetzliche Definition

Die wichtigsten Regeln zu umlagefähigen Betriebskosten stehen in der Betriebskostenverordnung (BetrKV).

Genauer geregelt sind sie in § 2 der Betriebskostenverordnung.

Dort werden 17 Kostenarten aufgelistet, die Vermieter auf die Mieter umlegen dürfen.

Diese rechtliche Grundlage sorgt für Klarheit zwischen Vermieter und Mieter.

Nur die dort genannten Betriebskosten können als umlagefähig eingestuft werden.

Für die Umlegung „sonstiger Nebenkosten“ muss der Mietvertrag die Art der Kosten genau benennen.

Die Betriebskostenverordnung ist für Mietwohnungen maßgeblich.

Ohne eindeutige Regelungen im Mietvertrag gilt die allgemeine Liste der BetrKV.

Arten und Beispiele umlagefähiger Nebenkosten

Umlagefähige Nebenkosten sind Kosten, die Mieter zusätzlich zur Miete zahlen müssen.

Sie betreffen die laufende Nutzung, Pflege und Verwaltung der Immobilie und werden meist jährlich abgerechnet.

Kosten für Reinigung und Wartung

Zu den umlagefähigen Reinigungskosten gehören zum Beispiel die Reinigung von gemeinsam genutzten Gebäudeteilen wie Fluren, Treppenhäusern oder Waschküchen.

Auch die Straßenreinigung rund um das Gebäude kann umgelegt werden, falls diese Aufgabe nicht von der Stadt übernommen wird.

Die Wartung umfasst regelmäßig anfallende Ausgaben wie die Wartung von Heizungsanlagen, Warmwassergeräten oder Aufzügen.

Die Reinigung und Wartung der Dachrinne zählt ebenfalls dazu, da sie für den ordnungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes wichtig ist.

Auch die Pflege von Spielplätzen oder Grünanlagen, die Bewohner nutzen, ist umlagefähig.

Manche Häuser haben Außenbeleuchtung, deren Stromkosten zu den Betriebskosten gehören können.

Eine Übersicht typischer Posten zeigt, was häufig auf den Mieter umgelegt wird:

Kostenart	Beispiele
Reinigung	Hausflur, Waschküche, Straßen
Wartung	Heizungen, Aufzug, Dachrinne
Pflege	Spielplatz, Garten
Strom	Außenbeleuchtung

Gebäude- und Grundstückskosten

Diese Kategorie umfasst alle Kosten, die direkt mit dem Gebäude und dem Grundstück verbunden sind.

Besonders wichtig ist die Grundsteuer, die von der Gemeinde erhoben und auf den Mieter umgelegt werden darf.

Hinzu kommen Kosten für Müllabfuhr und die Entsorgungskosten, die regelmäßig anfallen.

Auch Ausgaben für die Pflege von Außenflächen und Garten, Streuen von Gehwegen im Winter und Wartungskosten für Anlagen wie Türen oder Fenster sind oft enthalten.

Für Instandhaltung von gemeinsam genutzten Anlagen oder Einrichtungen wie Waschräume und Fahrradkeller dürfen nur die laufenden Betriebskosten, nicht jedoch Reparaturen, umgelegt werden.

Ebenso zählen die Kosten für Strom der Allgemeinbereiche, zum Beispiel im Treppenhaus.

Versicherung und Verwaltung

Ein Teil der Betriebskosten umfasst verschiedene Versicherungen für die Immobilie.

Dazu gehören Gebäudeversicherungen gegen Feuer, Wasser oder Elementarschäden, oft auch Haftpflichtversicherungen für das Gebäude oder den Öltank.

Nicht alle Verwaltungskosten sind umlagefähig, aber manche Posten wie Kosten für die Verwaltung des Gebäudes, z.B. Abrechnungsgebühren, dürfen laut Mietvertrag auf die Mieter verteilt werden.

Verwaltungskosten für spezielle Anlagen oder Einrichtungen im Haus gehören nicht dazu, wenn sie nur einzelne Nutzer betreffen.

Folgende Versicherungsarten sind meistens umlagefähig:

• Gebäudeversicherung (z.B. gegen Sturm, Hagel, Leitungswasser)
• Haftpflichtversicherung für das Gebäude
• Versicherung gegen Elementarschäden

Sonstige umlagefähige Kosten

Es gibt noch weitere Kostenarten, die in die Betriebskostenabrechnung aufgenommen werden dürfen.

Dazu zählen laufende Gebühren für die Nutzung von Gemeinschaftsanlagen, wie etwa die Waschküche oder gemeinsamer Kabelanschluss.

Grundgebühren für Breitbandanschlüsse, besondere Anlagen wie die Pflege einer Gemeinschaftsantenne oder Reinigung von Lüftungsanlagen fallen auch darunter.

Die Voraussetzung ist immer, dass diese Kosten für den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes nötig sind.

Kosten für den Betrieb von Gemeinschaftsräumen, Wartungskosten für Rauchmelder und Ausgaben rund um gemeinschaftliche technische Geräte können ebenfalls in den Nebenkosten erscheinen, sofern sie klar im Mietvertrag angegeben sind.

Abrechnung und Verteilung der umlagefähigen Nebenkosten

Die Abrechnung der umlagefähigen Nebenkosten ist für Mieter und Vermieter wichtig.

Sie sorgt für Klarheit darüber, wie hoch die Nebenkosten ausfallen und wie diese verteilt werden.

Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung

Nebenkostenabrechnungen und Betriebskostenabrechnungen werden meist einmal im Jahr erstellt.

Der Vermieter listet alle umlagefähigen Kosten auf, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind.

Wichtige Posten sind zum Beispiel Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder Hausreinigung.

Die Gesamtkosten werden in einer Übersicht festgehalten.

Daraus berechnet sich, wie viel jeder Mieter zahlen muss.

Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein.

Der Mieter hat das Recht, die Belege einzusehen, wenn er die Abrechnung prüfen will.

Nach § 556 BGB muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen.

Werden Fristen oder Vorgaben nicht eingehalten, kann der Mieter Einwände erheben.

Vorauszahlungen und Nachzahlungen

Oft leisten Mieter monatliche Vorauszahlungen auf die zu erwartenden Nebenkosten.

Die Höhe dieser Vorauszahlungen orientiert sich am Verbrauch vergangener Jahre oder an Schätzungen des Vermieters.

Nach Erstellung der Nebenkostenabrechnung wird geprüft, ob die Vorauszahlungen ausgereicht haben.

Wenn der Mieter weniger bezahlt hat als tatsächlich angefallen ist, fordert der Vermieter eine Nachzahlung.

War die Vorauszahlung zu hoch, erhält der Mieter eine Rückerstattung.

Eine detaillierte Abrechnung ist hier besonders wichtig, damit die nachträgliche Forderung oder Erstattung für beide Seiten klar ist.

Die Abrechnung sollte alle Zahlungen auflisten und die Differenz zum tatsächlichen Verbrauch deutlich zeigen.

Das sorgt für Transparenz und vermeidet Streitigkeiten.

Verteilerschlüssel und Umlagemodus

Die Verteilung der Nebenkosten auf die Mieter erfolgt nach bestimmten Schlüsseln.

Typische Verteilerschlüssel sind Wohnfläche, Personenzahl oder Verbrauch.

Der gewählte Umlagemodus muss im Mietvertrag klar geregelt sein.

Beispielhafte Verteilerschlüssel:

Kostenart	Verteilerschlüssel
Heizung, Wasser	Verbrauch
Müllabfuhr	Wohnfläche oder Personenzahl
Hausreinigung	Wohnfläche

Bei verbrauchsbasierten Kosten, wie Heizung oder Wasser, wird nach gemessenem Verbrauch abgerechnet.

Bei anderen Kosten wie Müll oder Aufzug zählt oft die Wohnfläche.

Die Wahl des Verteilerschlüssels hat einen direkten Einfluss darauf, wie hoch die Nebenkosten für jeden Mieter ausfallen.

Rechte und Pflichten von Mietern und Vermietern

Mieter und Vermieter haben bei umlagefähigen Nebenkosten ziemlich klare Rechte und Pflichten. Diese Regeln bestimmen, was in den Mietvertrag gehört und wie Kosten weitergegeben werden dürfen.

Kommt es zum Streit, greifen diese Vorgaben natürlich auch.

Vereinbarungen im Mietvertrag

Im Mietvertrag muss eindeutig stehen, welche Nebenkosten auf den Mieter umgelegt werden. Ohne schriftliche Vereinbarung darf der Vermieter keine Betriebskosten weitergeben.

Im Vertrag sollten alle umlagefähigen Betriebskostenarten genannt werden. Typische Beispiele sind Heizung, Wasser, Müllabfuhr oder der Hausmeister.

Vermieter sind verpflichtet, dem Mieter einmal im Jahr eine nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung auszuhändigen. Das ist nicht nur nett, sondern wirklich Pflicht.

Mieter dürfen die Abrechnungen und Belege einsehen. Vermieter müssen eine transparente Übersicht über alle erhobenen Kosten liefern.

Gibt es keine Vereinbarung, bleibt der Vermieter auf allen laufenden Betriebskosten sitzen. Nicht gerade ideal aus Vermietersicht.

Grenzen der Umlagefähigkeit

Nicht jede Kostenart darf einfach so auf die Mieter abgewälzt werden. Der Gesetzgeber regelt in § 2 Betriebskostenverordnung, welche Kosten umlagefähig sind.

Umlagefähig sind zum Beispiel Ausgaben für Wasserversorgung, Straßenreinigung oder Gartenpflege. Klingt erstmal logisch, oder?

Kosten, die nicht zum normalen Gebrauch der Immobilie oder des Grundstücks gehören, wie Verwaltungskosten oder Reparaturen, darf der Vermieter nicht auf den Mieter übertragen.

Auch Beiträge für die Instandhaltung sowie Kosten für das Eigentum oder Erbbaurecht, die über den normalen Betrieb hinausgehen, sind ausgeschlossen.

Wird doch mal eine nicht umlagefähige Position abgerechnet, kann der Mieter widersprechen und eine Korrektur verlangen. Vermieter sollten hier wirklich genau hinschauen.

Umgang mit Streitfällen

Kommt es zum Streit über die Nebenkostenabrechnung, dürfen Mieter innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung Einwände erheben. Der Zeitpunkt, zu dem die Abrechnung tatsächlich ankommt, ist dabei entscheidend für die Einhaltung der Frist.

Mieter können Einsicht in die Originalbelege verlangen. So lassen sich einzelne Beträge direkt überprüfen.

Ist eine Abrechnung unklar oder wirkt sie fehlerhaft, muss der Vermieter auf Wunsch nachbessern und genauer erklären, wie die Zahlen zustande kommen. Oft hilft schon ein offenes Gespräch, um Missverständnisse aus dem Weg zu räumen.

Falls trotzdem keine Einigung gelingt, bleibt noch der Gang zum Mieterschutzbund oder – wenn es sein muss – der Weg vor Gericht. Es schadet nie, alle Unterlagen zur Abrechnung und zum Mietverhältnis ordentlich aufzubewahren, auch wenn das manchmal lästig ist.