Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung: So setzen Sie Ihre Betriebskosten richtig ab

Zusammenfassung

• Nebenkosten sind unter bestimmten Bedingungen absetzbar.
• Die richtige Eintragung in der Steuererklärung ist entscheidend.
• Ob es steuerliche Vorteile gibt, hängt von Art und Nachweis der Kosten ab.

Grundlagen der Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung

Die Nebenkostenabrechnung ist für die Steuererklärung relevant, weil einige Kosten steuerlich absetzbar sind. Mieter und Vermieter sollten wissen, welche Posten wichtig sind und wie sie korrekt eingetragen werden.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Eine Nebenkostenabrechnung listet laufende Kosten auf, die zusätzlich zur Miete entstehen. Dazu gehören etwa Wasser, Heizung, Müllabfuhr oder Gartenpflege.

Vermieter erstellen diese Abrechnung meist einmal jährlich und schicken sie an die Mieter. Für die Steuer dient sie als Nachweis für absetzbare Nebenkosten.

Mieter können bestimmte Ausgaben als haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen geltend machen. Wichtig ist, zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten zu unterscheiden.

Nebenkostenarten und steuerliche Relevanz

Es sind längst nicht alle Nebenkosten absetzbar. Besonders relevant sind diese:

Nur die Arbeitskosten, nicht Materialkosten, können abgesetzt werden. Die genaue Aufteilung findet sich in der Nebenkostenabrechnung oder kann beim Vermieter erfragt werden.

Wasser- oder Heizkosten zählen nicht zu den absetzbaren haushaltsnahen Dienstleistungen. Es lohnt sich also, die Abrechnung gründlich zu prüfen.

Gesetzliche Grundlagen: § 35a EStG und weitere Vorschriften

Die rechtliche Grundlage ist § 35a Einkommensteuergesetz (EStG). Dieser Paragraph regelt, wie haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen steuerlich anerkannt werden.

Nach § 35a EStG dürfen 20 % der Arbeitskosten abgesetzt werden, maximal 4.000 € bei haushaltsnahen Dienstleistungen und 1.200 € bei Handwerkerleistungen.

Weitere Details stehen in den Anleitungen zur Steuererklärung und im Mantelbogen ESt 1A. Wer sauber einträgt, bekommt auch die Entlastung.

So werden Nebenkosten in der Steuererklärung angegeben und abgesetzt

Nebenkosten können die Steuerlast senken – aber nur, wenn sie korrekt angegeben werden. Man sollte wissen, welche Kosten absetzbar sind und wie sie in die Erklärung kommen.

Absetzbare Nebenkosten und Höchstbeträge

Vor allem haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen lassen sich absetzen. Dazu gehören etwa Reinigung, Gartenpflege, Winterdienst, Schornsteinfeger, Hausmeister oder Reparaturen.

Diese Ausgaben werden anteilig anerkannt. Für haushaltsnahe Dienstleistungen gibt’s maximal 4.000 Euro pro Jahr (20 % von 20.000 Euro).

Bei Handwerkerleistungen sind höchstens 1.200 Euro pro Jahr drin (20 % von 6.000 Euro, aber nur der Arbeitslohn). Materialkosten? Die gehen leider leer aus.

Nicht absetzbar sind: Heizkosten, Wasser, Strom und andere Verbrauchskosten – das sind allgemeine Betriebskosten.

Anlage und Eintragung in die Steuererklärung

Die Kosten werden in der Steuererklärung separat ausgewiesen. Mieter und Eigentümer nutzen meist die Anlage Haushaltsnahe Aufwendungen, bei Vermietung zusätzlich Anlage V.

Die Eintragung erfolgt unter „haushaltsnahe Dienstleistungen“ oder „Handwerkerleistungen“. Über ELSTER geht das Ganze auch digital.

Wichtig: Die Abrechnung sollte griffbereit sein, falls das Finanzamt Nachweise verlangt. Es zählen nur die Arbeitskosten, Materialkosten werden nicht anerkannt.

Sie müssen in der Nebenkostenabrechnung getrennt ausgewiesen sein. Sonst wird es schwierig mit dem Abzug.

Tipp: Prüfen, ob alle Posten einzeln aufgelistet sind. Fehlen genaue Angaben, kann das Finanzamt den Abzug ablehnen.

Typische Fehler und Besonderheiten beim Ausweisen

Ein häufiger Fehler: Es werden die gesamten Kosten eingetragen, nicht nur Arbeits- und Fahrtkosten. Auch müssen die abgesetzten Nebenkosten im richtigen Steuerjahr angesetzt werden.

Kommt die Nebenkostenabrechnung verspätet, verschiebt sich der Ansatz. Fehlen getrennte Angaben zu Arbeits- und Materialkosten oder ist die Abrechnung lückenhaft, gibt’s meist keinen Abzug.

Außerdem: Nebenkosten nicht als Werbungskosten angeben, sondern als haushaltsnahe Dienstleistungen – außer bei Vermietung (dann Anlage V).

Doppelt eintragen, etwa durch Mieter und Vermieter, ist nicht erlaubt. Und die genannten Höchstbeträge dürfen nicht überschritten werden.

Steuerliche Vorteile, Fristen und Rückerstattung bei Nebenkostenabrechnung

Wer die Nebenkostenabrechnung richtig einträgt, kann sich beim Finanzamt einen Teil der gezahlten Beträge zurückholen. Es kommt auf die Fristen an, auf die absetzbaren Kosten und den Ablauf bei der Rückerstattung.

Steuern sparen und Rückerstattung beantragen

Viele Aufwendungen aus der Nebenkostenabrechnung kann man in der Steuererklärung angeben. Besonders Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen wie Gartenarbeit, Hausmeister oder Reinigung sind wichtig.

Material- oder Verwaltungskosten sind raus. Die Kosten müssen im betreffenden Steuerjahr bezahlt worden sein.

In der Steuererklärung sollte alles genau aufgelistet werden – am besten mit der Nebenkostenabrechnung als Nachweis.

Praxis-Tipp:
Jede Kategorie muss ins passende Formularfeld.
Beispielsweise:

• Handwerkerkosten: Anlage "Haushaltsnahe Aufwendungen", Zeile 73-76
• Haushaltsnahe Dienstleistungen: Anlage "Haushaltsnahe Aufwendungen", Zeile 71-72

Das Finanzamt prüft die Angaben und setzt die Steuererstattung im Steuerbescheid fest.

Fristen und wichtige Zeitpunkte

Die Frist für die Steuererklärung ist für 2024 normalerweise der 31. Juli 2025. Wer einen Steuerberater hat, kann sich bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit lassen.

Kommt die Nebenkostenabrechnung für 2023 erst 2024, kann sie in der Steuererklärung fürs Folgejahr (2024) angegeben werden. Entscheidend ist das Jahr der Zahlung.

Achtung:
Wer Abrechnung oder Steuererklärung zu spät abgibt, riskiert die Rückerstattung. Im Zweifel lieber eine Fristverlängerung beim Finanzamt beantragen – das kann Ärger ersparen.

Beispiele zur praktischen Umsetzung

Beispiel 1:
Frau Müller bekommt im Jahr 2024 eine Nebenkostenabrechnung für 2023. Darin zahlt sie 400 Euro für den Hausmeisterservice.

Diese 400 Euro trägt sie in ihrer Steuererklärung für 2024 als haushaltsnahe Dienstleistung ein. Das Finanzamt erkennt davon 20% direkt als Steuerermäßigung an – gar nicht schlecht, oder?

Beispiel 2:
Herr Schmidt arbeitet im Homeoffice und konnte sein Arbeitszimmer absetzen. Außerdem macht er Kosten aus der Nebenkostenabrechnung wie die Treppenhausreinigung geltend.

Er weist diese Ausgaben beim Finanzamt einzeln nach. Ein bisschen Papierkram gehört eben dazu.

Tabelle: Beispiele für absetzbare Nebenkosten