Wie funktioniert die Hausgeldabrechnung?

Zusammenfassung

• Die Hausgeldabrechnung erklärt alle wichtigen Kosten für Eigentümer.
• Sie sorgt für eine klare Aufteilung aller Ausgaben auf die Parteien.
• Verständnis hilft bei der Kontrolle und Einspruchsmöglichkeiten.

Grundlagen der Hausgeldabrechnung

Die Hausgeldabrechnung ist für die Eigentümergemeinschaft ziemlich zentral. Sie zeigt die wichtigsten Kostenfaktoren, gesetzliche Vorgaben und grenzt sich von der Nebenkostenabrechnung für Mieter ab.

Was ist eine Hausgeldabrechnung?

Im Grunde ist die Hausgeldabrechnung eine jährliche Abrechnung für eine Eigentumswohnung. Sie listet die Gesamtkosten eines Wirtschaftsjahres auf, die von der Gemeinschaft getragen werden.

Zu diesen Kosten gehören zum Beispiel:

• Wartung des Hauses
• Reinigung
• Hausmeister
• Versicherungen
• Heizkosten (soweit sie auf die Gemeinschaft entfallen)

Die Abrechnung zeigt, wie viel jedes Mitglied an Hausgeld gezahlt hat und wie viel tatsächlich angefallen ist. Am Ende sieht man, ob man nachzahlen muss oder vielleicht ein Guthaben hat.

Hausgeld wird monatlich an die Gemeinschaft überwiesen. Ein Teil davon fließt in die Erhaltungsrücklage, die für Reparaturen gedacht ist.

Rechtlicher Rahmen und wichtige Begriffe

Geregelt wird das Ganze durch das Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Laut § 28 Abs. 2 Satz 2 WEG muss der Verwalter die Abrechnung erstellen.

Die Frist liegt meistens bei drei bis sechs Monaten nach Jahresende. In der Abrechnung tauchen oft folgende Begriffe auf:

• Hausgeld: Monatliche Vorauszahlung der Wohnungseigentümer
• Erhaltungsrücklage: Rückstellungen für größere Reparaturen
• Wirtschaftsplan: Schätzung der Kosten fürs nächste Jahr

Eigentümergemeinschaften sollten darauf achten, dass die Abrechnung vollständig und verständlich ist. Fehler können schnell zu Ärger führen – und das will nun wirklich keiner.

Unterschiede zur Nebenkostenabrechnung

Hausgeldabrechnung und Nebenkostenabrechnung sind nicht das Gleiche. Die eine ist für Eigentümer, die andere für Mieter.

Eine Nebenkostenabrechnung erstellt der Vermieter für seine Mieter. Sie bezieht sich nur auf Kosten, die laut Mietvertrag umgelegt werden dürfen.

Die Hausgeldabrechnung deckt alle Ausgaben ab, auch solche, die nicht auf Mieter umgelegt werden können – etwa Beiträge zur Erhaltungsrücklage oder Verwaltungskosten. Eigentümer bekommen also mehr Infos als Mieter.

Erstellung und Ablauf der Hausgeldabrechnung

Die Hausgeldabrechnung informiert die Eigentümer über die monatlichen und jährlichen Kosten. Besonders wichtig sind der Ablauf bei der Erstellung, die beteiligten Personen und die gesetzlichen Vorgaben.

Erstellungsprozess und Rollen von Verwalter und Hausverwaltung

Der Verwalter oder die Hausverwaltung ist für die Abrechnung zuständig. Sie sammelt die nötigen Belege und bereitet die Abrechnung für das vergangene Jahr vor.

Die Kosten werden geprüft und nach Verteilungsschlüssel auf die Eigentümer aufgeteilt. Am Ende des Abrechnungszeitraums bekommen alle ihre Abrechnung.

Die Hausverwaltung beantwortet Rückfragen und klärt Unstimmigkeiten. Sie sollte außerdem dafür sorgen, dass alles nachvollziehbar bleibt.

Erforderliche Unterlagen und abzurechnende Kosten

Zur Erstellung braucht der Verwalter verschiedene Unterlagen. Dazu zählen:

• Rechnungen (z. B. für Wartungen, Versicherungen, Reparaturen)
• Bankabrechnungen
• Ablesewerte (Wasser, Heizung)
• Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft

Die abzurechnenden Kosten kommen meist aus diesen Bereichen:

• Betriebskosten (Reinigung, Hausmeister, Müll)
• Erhaltungsrücklage
• Verwaltungskosten
• Versicherungen

Eine klare Aufteilung hilft, die Kosten besser zu prüfen und zu verstehen.

Fristen und Abrechnungszeiträume

Die Abrechnung wird meistens fürs Kalenderjahr erstellt. Der Zeitraum endet oft am 31. Dezember, danach hat der Verwalter drei bis sechs Monate Zeit zum Erstellen und Verschicken.

Es gibt keine ganz harte Frist, aber zu lange sollte man nicht warten. Wer Einwände hat, muss sich auch an bestimmte Daten halten, nachdem die Abrechnung angekommen ist.

Erstellung der Abrechnung nach § 28 WEG

Die Hausgeldabrechnung richtet sich nach § 28 WEG. Dort steht, wie die Abrechnung aussehen muss und was drinstehen sollte.

Pflichtangaben sind zum Beispiel:

• Gesamtkosten der Anlage
• Verteilungsschlüssel und Kostenanteile der einzelnen Eigentümer
• Angabe der Erhaltungsrücklage
• Kontenstände

Der Verwalter muss das alles klar und verständlich dokumentieren. Nur so kann jeder nachvollziehen, ob sein Anteil stimmt.

Inhalt und Aufbau der Hausgeldabrechnung

Die Hausgeldabrechnung gibt Eigentümern einen Überblick über die finanzielle Lage der Gemeinschaft. Sie enthält alle wichtigen Zahlen und zeigt Einnahmen, Ausgaben und Rücklagen auf.

Bestandteile und Gliederung

Eine Hausgeldabrechnung besteht aus mehreren Pflichtteilen. Dazu gehören:

• Gesamtkosten der Gemeinschaft
• Umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten
• Einzelabrechnung für jede Einheit
• Instandhaltungsrücklage
• Kontostände und Salden
• Wirtschaftsplan-Vergleich

Meist startet die Abrechnung mit einer Zusammenfassung aller Einnahmen und Ausgaben. Danach folgt die Aufteilung auf die einzelnen Eigentümer, je nach Miteigentumsanteil.

Oft gibt’s auch eine tabellarische Übersicht, damit man die Zahlen auf einen Blick sieht. Jede Position sollte verständlich und transparent dargestellt sein.

Fehler oder fehlende Posten führen schnell zu Rückfragen – manchmal sogar zu rechtlichen Problemen. Das kann echt nerven.

Unterschied zwischen Einnahmen und Ausgaben

Bei den Einnahmen geht’s meistens um Hausgeldzahlungen der Eigentümer und manchmal andere Einnahmen, zum Beispiel aus der Vermietung von Gemeinschaftsflächen.

Die Ausgaben setzen sich aus verschiedenen Kostenpunkten zusammen:

• Betriebskosten (Wasser, Heizung, Müllabfuhr)
• Verwaltungskosten
• Versicherungen
• Reparaturen
• Rücklagenzuführung

Eigentümer sehen so, wie das gezahlte Hausgeld verwendet wurde. Die Abrechnung stellt alle Einnahmen und Ausgaben oft gegenüber – manchmal als Liste, manchmal als Tabelle:

Die Differenz aus Einnahmen und Ausgaben ergibt das Saldo – entweder gibt’s was zurück oder man muss nachzahlen. So einfach, so unangenehm manchmal.

Bedeutung der Instandhaltungsrücklage

Die Instandhaltungsrücklage ist dazu da, größere Reparaturen oder Instandsetzungen an der Immobilie zu finanzieren. Sie ist Pflichtbestandteil jeder Hausgeldabrechnung.

In der Abrechnung steht genau, wie viel Geld im Abrechnungsjahr in die Rücklage eingezahlt und wofür es entnommen wurde. Das bringt ein gewisses Maß an Sicherheit und Transparenz, falls mal plötzlich größere Ausgaben wie eine neue Heizung oder Dachsanierung anstehen.

Auch für Kaufinteressenten oder Kreditgeber spielt die Höhe und Entwicklung der Rücklage eine wichtige Rolle. Sie gibt Aufschluss darüber, ob die Wohnanlage finanziell solide dasteht und ob genug Geld für künftige Instandhaltungen vorhanden ist.

Darstellung der Entwicklung von Rücklagen

Die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage wird in der Abrechnung meist separat und übersichtlich gezeigt. Typisch ist eine Tabelle oder eine einfache Darstellung mit Anfangsbestand, Zuführung im laufenden Jahr, Entnahmen und Endbestand:

So sehen Eigentümer auf einen Blick, wie sich ihre Rücklagen im Laufe des Jahres verändert haben. Geplante Maßnahmen, die aus der Rücklage gezahlt werden sollen, können extra ausgewiesen werden.

Das hilft, die finanzielle Lage der Gemeinschaft besser einzuschätzen. Manchmal ist das überraschend aufschlussreich.

Umlage und Verteilung der Kosten

Die Hausgeldabrechnung zeigt, wie die Kosten für das Gemeinschaftseigentum auf die einzelnen Eigentümer verteilt werden. Jede Kostenart, wie Heizung, Wasser oder Hausreinigung, wird nach festen Regeln und Schlüsseln aufgeteilt.

Verteilerschlüssel und Abrechnungsmaßstäbe

Verteilerschlüssel bestimmen, wie die laufenden Betriebskosten umgelegt werden. Sie richten sich meistens nach Kriterien wie Wohnfläche, Miteigentumsanteil oder Verbrauch.

Hier mal ein paar Beispiele für typische Verteilerschlüssel:

Der gewählte Maßstab steht oft in der Teilungserklärung oder wird von der Eigentümergemeinschaft beschlossen. Änderungen daran sind nur mit Mehrheitsbeschluss möglich.

Transparente Abrechnungsmaßstäbe sorgen dafür, dass alle Eigentümer nachvollziehen können, wie ihr Anteil am Hausgeld zustande kommt.

Abwicklung von Hausgeldzahlungen und Nachzahlungen

Jeder Eigentümer zahlt monatlich einen Vorschuss auf das Hausgeld. Diese Zahlungen decken die erwarteten Kosten fürs Jahr ab.

Am Jahresende prüft die Hausverwaltung die tatsächlich entstandenen Kosten. Wenn die Vorauszahlungen niedriger waren als die tatsächlichen Ausgaben, entsteht eine Nachzahlung.

Diese muss dann vom jeweiligen Eigentümer in einem festgelegten Zeitraum nachgezahlt werden. Umgekehrt kann auch ein Guthaben entstehen, wenn zu viel vorausgezahlt wurde.

Die Hausgeldzahlungen werden regelmäßig überprüft und angepasst, damit später keine bösen Überraschungen durch hohe Nachzahlungen oder Guthaben entstehen.

Umgang mit Guthaben und Nachforderungen

Nach Abschluss der Hausgeldabrechnung bekommt jeder Eigentümer eine Aufstellung über sein Konto. Daraus sieht man sofort, ob ein Guthaben oder eine Nachforderung besteht.

Ein Guthaben wird normalerweise auf das Konto des Eigentümers überwiesen oder mit zukünftigen Zahlungen verrechnet. Bei einer Nachforderung wird der Betrag als Einmalzahlung oder in Raten eingefordert.

Wichtig ist, dass sowohl Guthaben als auch Nachzahlungen auf dem Abrechnungskonto genau dokumentiert werden. Falls etwas unklar ist, kann man die Kontobewegungen einsehen und gegebenenfalls nachhaken.

Wichtige Sonderfälle und praktische Aspekte

Es gibt bestimmte Situationen, in denen bei der Hausgeldabrechnung Besonderheiten zu beachten sind. Das betrifft zum Beispiel das Verhältnis zu Mietern, den Kauf einer Eigentumswohnung oder den Umgang mit Reparaturen und Modernisierungen.

Verhältnis zu Mietern und Nebenkostenabrechnung

Eigentümer, die ihre Wohnung vermieten, müssen zwischen Hausgeld und den umlegbaren Betriebskosten unterscheiden. Die Hausgeldabrechnung enthält alle Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums, aber nicht alle davon dürfen auf den Mieter umgelegt werden.

Nur die sogenannten umlagefähigen Betriebskosten sind Teil der Nebenkostenabrechnung für den Mieter. Dazu gehören zum Beispiel Heizungskosten, Wasserkosten, Müllabfuhr und Hausmeisterdienste, aber keine Reparaturen am Gemeinschaftseigentum oder Beiträge zur Instandhaltungsrücklage.

Typische Abrechnungsposten für den Mieter sind hier zusammengefasst:

Der Vermieter muss also eine Betriebskostenabrechnung erstellen, die sich nur auf die umlagefähigen Teile der Hausgeldabrechnung bezieht.

Hausgeldabrechnung bei Wohnungskauf oder Vermietung

Beim Kauf einer Eigentumswohnung ist es wichtig, die aktuelle Hausgeldabrechnung und den Wirtschaftsplan zu sichten. So weiß der Käufer, mit welchen laufenden Kosten und Rücklagen er rechnen muss.

Im Jahr des Eigentümerwechsels kommt es manchmal vor, dass das Hausgeld anteilig zwischen altem und neuem Eigentümer aufgeteilt wird. Wer in dieser Zeit Mieteinnahmen erzielt, sollte auch klären, wie Betriebskosten anteilig übergeben werden.

Für Vermieter gilt: Die Hausgeldabrechnung ist nicht automatisch die Betriebskostenabrechnung. Sie dient nur als Grundlage. Die Anpassung an den Mietvertrag und den Vermietungszeitraum ist nötig, um Streit zu vermeiden.

Reparaturen, Modernisierungen und laufende Kosten

In einer Hausgeldabrechnung werden laufende Kosten wie Heizung, Wasser und Strom für Gemeinschaftsflächen separat aufgeführt. Reparaturen und Modernisierungen am Gemeinschaftseigentum tauchen dort ebenfalls auf, sind aber nicht auf den Mieter umlagefähig.

Wer als Vermieter Kosten für Modernisierungen auf den Mieter umlegen will, muss das klar begründen und sich an die geltenden Regeln halten. Die Umlage von Modernisierungskosten ist im Mietrecht ziemlich begrenzt und läuft meist außerhalb der normalen Nebenkostenabrechnung.

Kosten für außergewöhnliche Reparaturen oder einmalige Maßnahmen werden in der Hausgeldabrechnung oft gesondert ausgewiesen. Sie gehören nicht in die normale Betriebskostenabrechnung für den Mieter.

Eigentümer sollten die Kostenarten deutlich trennen, damit es später keine Missverständnisse gibt.

Kontrolle und Abnahme der Hausgeldabrechnung

Die Kontrolle der Hausgeldabrechnung ist für jede Eigentümergemeinschaft wichtig. Nur so werden Fehler früh erkannt, und unberechtigte Kosten haben keine Chance.

Prüfung und Beanstandung der Abrechnung

Nach Erhalt der jährlichen Hausgeldabrechnung sollten Eigentümer die Aufstellung sorgfältig durchgehen. Besonders wichtig: der Abgleich aller Positionen wie Instandhaltungsrücklage, Kontostände und Umlage der Kosten.

Eigentümer können die Belege einsehen und Unstimmigkeiten festhalten. Eine Liste mit wichtigen Prüfpunkten hilft dabei:

• Gesamtkosten auf Plausibilität prüfen
• Verteilungsschlüssel überprüfen
• Vergleich mit dem Wirtschaftsplan
• Kontostände der Gemeinschaftskonten kontrollieren

Fallen Fehler auf, kann der Eigentümer formell Widerspruch einlegen. Es empfiehlt sich, Beanstandungen schriftlich an die Hausverwaltung oder den Beirat zu richten.

Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung

Die Abnahme der Hausgeldabrechnung passiert gemeinschaftlich in der jährlich stattfindenden Eigentümerversammlung. Die Abrechnung wird vorgestellt und gemeinsam besprochen.

Jeder Eigentümer darf Fragen stellen und Kritik äußern. Nach der Diskussion stimmen die Eigentümer über die Annahme oder Ablehnung der Jahresabrechnung ab.

Ein Mehrheitsbeschluss ist nötig. Ohne diese formelle Zustimmung gilt die Abrechnung als nicht genehmigt.

Der Beschluss umfasst meist auch die Entlastung des Verwalters, die separat abgestimmt werden kann.

Gerichtliche Klärung und Rechte der Eigentümer

Wenn Eigentümer mit der genehmigten Hausgeldabrechnung nicht zufrieden sind, können sie dagegen vorgehen. Das läuft normalerweise über das zuständige Amtsgericht.

Für eine Anfechtung gilt meist eine Frist von vier Wochen nach Bekanntgabe des Beschlusses. Gründe dafür könnten Fehler bei der Berechnung, falsche Umlageschlüssel oder mangelnde Transparenz sein.

Das Gericht schaut sich an, ob der Beschluss ordnungsgemäß zustande kam und die Abrechnung passt. Es lohnt sich, vorher alle Unterlagen zu sammeln und die Einwände möglichst konkret zu formulieren.