Einberufen einer Eigentümerversammlung Pflicht?

Zusammenfassung

• Die Einberufung der Eigentümerversammlung ist gesetzlich vorgeschrieben.
• Die Einladung muss korrekt und rechtzeitig erfolgen.
• Formfehler machen Beschlüsse anfechtbar.

Einberufen einer Eigentümerversammlung: Rechtliche Grundlagen und Pflichten

Im Wohnungseigentumsgesetz steht klar, wie eine Eigentümerversammlung einberufen werden muss. Verantwortlichkeiten, Fristen und Voraussetzungen gelten für alle Wohnungseigentümer und den Verwalter.

Wann und wie oft muss eine Eigentümerversammlung einberufen werden?

Laut § 24 Abs. 1 WEG muss die ordentliche Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr stattfinden. Das gilt für jede Wohnungseigentümergemeinschaft, ohne Ausnahme.

Zusätzlich kann es nötig sein, außerordentliche Versammlungen einzuberufen – zum Beispiel, wenn wichtige Entscheidungen anstehen oder schnelle Lösungen gebraucht werden.

Entscheidend ist, dass die Einladung rechtzeitig und in Textform zugestellt wird. In der Regel sollte das mindestens drei Wochen vor dem Termin passieren, außer die Gemeinschaftsordnung schreibt etwas anderes vor.

Wer ist zur Einberufung berechtigt?

Normalerweise ist der Verwalter zuständig. Er kümmert sich um die Einladung, legt Termin und Tagesordnung fest und verschickt alles an die Eigentümer.

Gibt es keinen Verwalter oder verweigert dieser die Einberufung, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder dessen Stellvertreter übernehmen. In bestimmten Fällen dürfen auch die Eigentümer selbst – meistens, wenn mehr als ein Viertel von ihnen das verlangt – die Einberufung anstoßen.

Wenn jemand einlädt, der dazu nicht berechtigt ist, können die gefassten Beschlüsse ungültig sein. Das sollte man im Blick behalten und immer in die Gemeinschaftsordnung schauen.

Pflicht zur Einberufung bei besonderer Dringlichkeit

Bei dringenden Angelegenheiten – etwa Notmaßnahmen, Sicherheitsprobleme oder unaufschiebbare finanzielle Entscheidungen – muss der Verwalter eine außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen.

Das Wohnungseigentumsgesetz sorgt dafür, dass die Interessen der Eigentümer auch kurzfristig gewahrt werden. In solchen Situationen sollte die Versammlung möglichst schnell stattfinden, damit die Gemeinschaft handlungsfähig bleibt.

Beispiele für eine außerordentliche Einberufung:

• Dringende Sanierungsarbeiten
• Schäden am Gemeinschaftseigentum
• Unvorhergesehene Kosten

Auch bei außerordentlichen Versammlungen muss die Einladung korrekt und nachvollziehbar erfolgen. Es gelten die üblichen Regeln, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorgibt.

Die Einladung zur Eigentümerversammlung korrekt verfassen

Eine Einladung zur Eigentümerversammlung muss rechtlichen und formalen Vorgaben entsprechen. Nur dann sind die gefassten Beschlüsse gültig und Fehler werden vermieden.

Formvorgaben und Textform der Einladung

Nach § 24 Absatz 4 WEG muss die Einladung in Textform verschickt werden. Das heißt, sie muss lesbar und dokumentierbar sein – per Brief oder E-Mail etwa. Ein Anruf reicht nicht.

Im Streitfall sollte klar sein, wer wann eingeladen wurde. Ein individuelles Einladungsschreiben für jeden Eigentümer ist sinnvoll. Mündliche Hinweise oder formloses Weitergeben reichen nicht aus.

Die Unterschrift des Verwalters ist zwar möglich, aber nicht zwingend. Hauptsache, alle Infos sind verständlich und nachvollziehbar festgehalten.

Inhalt und Mindestangaben einer Einladung

Diese Angaben gehören in jede Einladung:

Die Tagesordnung muss klar und eindeutig sein. Jeder Punkt sollte verständlich und konkret beschrieben werden. Allgemeine Formulierungen wie „Sonstiges“ reichen für Beschlüsse nicht aus.

Es ist hilfreich, den Eigentümern ein Muster für Anträge beizulegen. So können sie rechtzeitig eigene Anträge stellen – diese kommen dann mit auf die Tagesordnung.

Adressaten: Wer muss eingeladen werden?

Die Einladung muss an alle im Grundbuch eingetragenen Eigentümer gehen. Fehlt jemand, kann das die Beschlüsse gefährden. Auch Erben, Zwangsverwalter oder Betreuer müssen eingeladen werden, wenn sie im Grundbuch stehen oder das Stimmrecht haben.

Eine Einladung an nur einen Teil der Eigentümer reicht nicht. Jeder Eigentümer muss rechtzeitig informiert werden – auch werdende Eigentümer, zum Beispiel bei einem Eigentümerwechsel kurz vor der Versammlung.

Nur wer korrekt eingeladen ist, kann sein Stimmrecht ausüben und an der Versammlung teilnehmen.

Einladung per E-Mail, Brief und weitere Zustellarten

Die Einladung kann per Brief, E-Mail oder über andere moderne Wege verschickt werden, solange die Textform eingehalten wird. Es muss nachvollziehbar und dauerhaft gespeichert werden können.

Für E-Mails müssen die Adressen vorher von den Eigentümern angegeben worden sein. Beim Brief empfiehlt sich ein Einwurfeinschreiben, damit der Zugang nachgewiesen werden kann.

Ob Fax oder digitale Plattformen genutzt werden, hängt oft von der Gemeinschaftsordnung ab. Wichtig ist, dass jeder Eigentümer rechtzeitig und eindeutig die Einladung erhält. Nur dann sind alle informiert, wie es das Gesetz verlangt.

Fristen und Formalitäten der Einberufung

Für die Einberufung einer Eigentümerversammlung gelten klare Vorgaben. Bestimmte Fristen und formale Anforderungen müssen eingehalten werden, damit Beschlüsse gültig sind.

Gesetzliche Einladungsfrist und deren Berechnung

Die gesetzliche Einladungsfrist beträgt laut § 24 Abs. 4 WEG mindestens drei Wochen. Die Frist beginnt, wenn die Einladung bei den Eigentümern eingeht, nicht schon beim Versand. Es muss also sichergestellt sein, dass jeder spätestens drei Wochen vor dem Termin die Einladung hat.

Wichtig:

• Die Frist zählt inklusive Sonn- und Feiertagen.
• Sie beginnt am Tag nach Zugang der Einladung.
• Die Einladung muss Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung klar nennen.

Wer nicht fristgerecht eingeladen wird, kann die Beschlüsse anfechten oder sie sind sogar nichtig.

Abweichende Fristen bei Dringlichkeit oder außerordentlichen Versammlungen

Bei besonderer Dringlichkeit oder einer außerordentlichen Versammlung kann die Frist kürzer sein, zum Beispiel eine Woche. Voraussetzung ist ein wirklich dringender Grund wie schwere Gebäudeschäden oder akute Gefahr.

Eine verkürzte Frist muss im Einladungsschreiben nachvollziehbar begründet werden. Auch dann müssen alle Pflichtangaben enthalten sein. Ohne echten Grund kann eine kurzfristige Einladung später Probleme machen.

Die Gemeinschaftsordnung kann eigene Fristen regeln. Diese gehen vor, solange sie mindestens das gesetzliche Minimum erfüllen.

Konsequenzen bei Nichteinhaltung der Fristen

Wer die gesetzlichen Fristen missachtet oder wichtige Angaben in der Einladung weglässt, riskiert ernsthafte Folgen.
Beschlüsse, die in einer nicht korrekt einberufenen Versammlung gefasst werden, sind meist anfechtbar.

Wird ein Eigentümer absichtlich nicht eingeladen, sind die Beschlüsse sogar nichtig – also von Anfang an ungültig. Spätere Genehmigungen können diesen Fehler nicht immer ausbügeln.

Tabelle: Mögliche Folgen bei Fristverletzung

Tagesordnung, Ablauf und Folgen der Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung läuft nach festen Regeln, die die Rechte und Pflichten aller Eigentümer sichern sollen. Ohne genaue Tagesordnung und ordentliche Protokollierung wird’s schwierig mit der Gültigkeit der Beschlüsse.

Erstellung und Bedeutung der Tagesordnung

Die Tagesordnung ist das Herzstück jeder Eigentümerversammlung. Sie muss alle Themen aufführen, über die diskutiert oder abgestimmt werden soll. Der Verwalter erstellt sie und verschickt sie zusammen mit der Einladung an alle Eigentümer – natürlich rechtzeitig.

Fehlt ein Thema auf der Tagesordnung, kann dazu in der Regel kein wirksamer Beschluss gefasst werden. Sie gibt allen Planungssicherheit und macht es leichter, sich vorzubereiten.

Typische Tagesordnungspunkte sind zum Beispiel:

• Instandhaltungsmaßnahmen
• Wirtschaftsplan
• Hausordnung
• Wahl des Verwalters

Beschlussfassung und Protokollierung

Alle wichtigen Entscheidungen werden in der Eigentümerversammlung getroffen. Jede Person, die als Wohnungseigentümer im Grundbuch steht, darf abstimmen.

Die Beschlussfassung läuft meist per einfacher oder qualifizierter Mehrheit, je nach Thema. Nach der Abstimmung werden die Beschlüsse und das Ergebnis im Protokoll festgehalten.

Das Protokoll muss die Beschlüsse genau dokumentieren und von der Versammlungsleitung unterschrieben werden. Es ist der offizielle Nachweis und im Streitfall ziemlich wichtig.

Beschlüsse gelten erst, wenn sie richtig protokolliert sind.

Rechtswirkung der in der Versammlung gefassten Beschlüsse

Beschlüsse aus der Versammlung gelten für alle Eigentümer – auch für die, die nicht da waren oder dagegen gestimmt haben. Manchmal, etwa bei größeren baulichen Änderungen, kann ein Beschluss sogar im Grundbuch landen. Wer nicht einverstanden ist, kann anfechten, aber die Frist ist kurz: meist ein Monat nach Zugang des Protokolls.

Wichtige Folgen auf einen Blick: